שירות ותחזוקת מדפסות לעסקים

יש לבדוק קודם הודעת שגיאה, חיבור לחשמל, חיבור לרשת, נייר, טונר או דיו. אם התקלה לא נפתרת, פותחים קריאת שירות עם תיאור ברור של התקלה, דגם המדפסת, מיקום המדפסת, והאם התקלה משביתה משתמש אחד או מחלקה שלמה.

עזרת טכנאי דרושה כאשר לא מצליחים להתגבר על התקלה מרחוק, למשל בתקלה מכנית, נייר שנתקע שוב ושוב, הדפסה חלשה או מלוכלכת, מדפסת שאינה מזהה טונר, רעשים חריגים, או תקלה שחוזרת גם אחרי הפעלה מחדש והחלפת מתכלים.

בעסק, מדפסת תקולה יכולה לעצור חשבוניות, משלוחים, הצעות מחיר, תוויות ומסמכי לקוח. שירות מדפסות לעסקים נועד לצמצם זמן השבתה, לפתור תקלות מהר, לדאוג לתחזוקה ולוודא שהציוד מתאים לעומס העבודה.

במקרים רבים כן, בהתאם לדגם, גיל המדפסת, זמינות חלקים וסוג התקלה. כדאי לבדוק אם משתלם לתקן את המדפסת או להחליף אותה, במיוחד אם עלות התיקון גבוהה או אם המדפסת אינה מתאימה יותר לעומס העסקי.

קריאת מונה היא בדיקה של כמות ההדפסות שבוצעו במדפסת. המונה מאפשר לחשב שימוש בפועל, להבין עומסים, לנהל חיוב לפי הדפסות, לזהות חריגות ולבחור חבילת שירות מתאימה יותר לעסק.

ברוב המסלולים שלנו הכול כלול, טונרים, דיו ומתכלים לפי תנאי ההסכם. חשוב לבדוק מראש אם הטונרים כלולים במחיר, האם יש מגבלת הדפסות, האם החיוב לפי מונה, ומה קורה כאשר המדפסת זקוקה לטיפול טכני.

מצמצמים תקלות באמצעות בחירת מדפסת שמתאימה לעומס, שימוש בטונרים ודיו מתאימים, ניקוי ותחזוקה, עדכוני תוכנה, התקנה נכונה ברשת, הדרכת עובדים ומעקב אחרי תקלות חוזרות. אם אותה תקלה חוזרת, צריך לטפל בשורש הבעיה ולא רק לאפס את המדפסת.